A gestão financeira e fiscal dos governos é, sem dúvida, um processo complexo e crucial para garantir o uso eficiente dos recursos públicos. De facto, com milhares de transações e gastos a serem registados regularmente, é fundamental ter mecanismos eficientes para recolher, processar e armazenar as informações dos contribuintes. Assim sendo, a precisão e rapidez nesse processo têm impacto direto na tomada de decisões, na transparência governamental e, além disso, na identificação de possíveis desvios ou erros. Portanto, para alcançar tais objetivos, a adoção de novas tecnologias é essencial para facilitar tais processos.
I. O Papel do OCR e Código QR na automatização dos processos administrativos
O Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e o Código QR têm desempenhado um papel fundamental na automatização dos processos administrativos. O OCR, por exemplo, permite que as informações das faturas sejam extraídas automaticamente, convertendo texto impresso em dados digitais. Isso reduz significativamente a necessidade de entrada manual de dados, minimizando erros e acelerando a captura das informações.
Por sua vez, o Código QR oferece uma solução de armazenamento compacta e segura para as informações das faturas. Assim, esse código pode ser escaneado facilmente e armazena dados relevantes, como número de identificação fiscal do fornecedor, data, valor e outros detalhes importantes. Além disso, a utilização conjunta do OCR e Código QR possibilita a digitalização completa do processo, desde a receção da fatura até o armazenamento. Isso garante uma gestão mais eficiente e uma administração governamental moderna, ágil e transparente.
II. A Faturação eletrónica em Portugal
Em 2023, Portugal está a fazer avanços significativos no campo da faturação e da digitalização. Uma das mudanças notáveis é a expansão da faturação eletrónica para transações de Business to Government (B2G) para incluir não apenas grandes empresas, mas também médias e pequenas empresas.
O uso de códigos QR em faturas tem sido um passo importante nesse processo. Códigos QR, que significam “Resposta Rápida” em inglês, são matrizes bidimensionais de pontos que podem conter vários tipos de informações. Dessa forma, no contexto das faturas, os códigos QR fornecem detalhes relevantes, como o número da fatura, a data de emissão, o número de identificação fiscal do emitente, a descrição do conteúdo, a base tributável, a inclusão do IVA e o valor total.
A obrigação de incluir códigos QR nas faturas foi estabelecida pelo Decreto-lei 28/2019 aprovado pelo Conselho de Ministros e entrou em vigor em 1º de janeiro de 2022. O principal motivo por trás dessa medida é combater fraudes e evasão fiscal de forma mais eficaz e também facilitar a dedução de despesas para os contribuintes.
III. Novidades da faturação eletrónica em Espanha
A partir de 1.º de janeiro de 2024, as faturas emitidas por empresários e profissionais também deverão incluir um código QR. Isso será estabelecido pelo Regulamento que define os requisitos para os sistemas e programas informáticos ou eletrónicos que suportam os processos de faturação de empresários e profissionais, bem como a padronização dos formatos dos registos de faturação.
Este Regulamento surge da necessidade de adaptação, modernização e atendimento às necessidades de padronização dos sistemas e programas informáticos utilizados por autónomos, pequenas e microempresas. Isso garante a interconexão e compatibilidade com os programas informáticos dos clientes, fornecedores e administrações, ao mesmo tempo que ajuda a evitar a adulteração e manipulação de dados.
IV. Benefícios da utilização do OCR e Código QR
A adoção do Código QR nas faturas tem o objetivo de impulsionar a transição digital das empresas, trazendo diversos benefícios. Primeiramente, facilita a comunicação de documentos fiscais relevantes à Autoridade Tributária (AT), tornando o processo mais ágil e eficiente. Além disso, permite um maior controle das operações realizadas pelos contribuintes, contribuindo para combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscal.
Para os consumidores, o Código QR simplifica a inserção de despesas que podem gerar descontos no IRS. Além disso, há a possibilidade futura de uma aplicação que leia e comunique automaticamente as informações para o portal das finanças. Já para as empresas, a medida promove a adoção da faturação eletrónica, aumentando a produtividade nas empresas ao incentivar o uso de tecnologias modernas na emissão de faturas e documentos contábeis.
Além disso, a segurança é uma preocupação essencial na gestão de informações governamentais. Tanto o OCR quanto o Código QR podem garantir a segurança dos dados por meio de criptografia e autenticação, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações sensíveis. Essa segurança é fundamental para proteger a integridade dos registos financeiros e assegurar a transparência e confiabilidade das operações governamentais, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e confiável.
V. Conclusão
A adoção do Reconhecimento Ótico de Caracteres e do Código QR trará inúmeros benefícios para a gestão de faturas em Portugal e Espanha. Através do OCR, as informações das faturas poderão ser extraídas de forma automatizada, reduzindo erros e agilizando o processamento. Por sua vez, o Código QR possibilita o armazenamento seguro e compacto dos dados. Isto facilita o acesso e a integração com os sistemas de gestão financeira. Essas tecnologias proporcionam maior controle de gastos, redução de despesas com armazenamento físico e um processo administrativo mais eficiente e transparente.